如何填写邮件地址(可靠的人怎么写邮件？)
如今，微信、钉钉等即时通讯软件在工作场景中的使用越来越频繁，但不可否认的是，电子邮件仍然发挥着不可替代的作用，尤其是面对公司高层领导和重要的外部客户，一封庄重得体的电子邮件永远是职场人的加分项。
那么，如何写一封让对方看完之后觉得专业又愿意回复的邮件呢？如何管理邮件使工作顺利高效？
事实上，电子邮件和电话、面试一样，有很多知识需要注意。在这里，尽情享受:
作者:服部哲周佐
来源:管理常识(ID:Guanlidechangshi)
01
使用5D规则
主动管理电子邮件
电子邮件很容易转移人们的注意力，尤其是在无聊的工作时间。投资越多，越容易沉迷；表面上看，这是一项严肃的工作，但实际上是无效的，所以你需要一套有根据的原则。
我的原则是5D:
授权(委托)
删除(删除)
延迟
简化
取消(停用)
1.尽可能授权写电子邮件的工作
在麦肯锡全球研究所2012年7月的报告中，我们的金融智库写道:“2012年，知识工作者平均将28%的工作时间花在了电子邮件上。”换句话说，如果你每天工作12个小时，你将有3.4个小时写电子邮件。听起来不可思议吗？
然而，我们都知道，只有专注和奉献才能取得好的结果。当你转型为领导或想担任领导职务时，你必须学会克制一收到信就回复的冲动，并开始学会分配这份工作。
找一个可靠的团队成员，给他一些重要的邮件。这个成员也需要经验和空来展示他的能力。
请助理为你管理工作时间表，因为沟通和确定确切的时间表是他们的工作。
有些人认为分配后勤工作是经理的职责，但那只是当一个项目失败时，你将一无所有。否则，尽量避免物流。
2.删除路上所有琐碎的电子邮件
花在商务旅行和上下班路上的时间很宝贵，应该合理利用。如果你累了，打个盹就可以了，否则请利用这段时间删除你的邮件。
从长远来看，这样做可以节省你很多时间，让你觉得你的工作非常有效率。
这样做的时候，你应该专注于处理琐碎的电子邮件，而不是阅读信件，除非真的很紧急。
据《财富》杂志报道，“电子邮件管理公司Baydin分析了500万封电子邮件。每个用户平均每天收到147封电子邮件，并删除71封电子邮件(即48%)。”
干净的收件箱不仅能发布空，还能让你更容易找到重要信息。
3.推迟电子邮件处理
有些邮件回复起来很有趣。比如一个徒弟给你写信，你会想马上回复；如果有大学朋友给你写信，想马上回复是一种本能反应。
虽然这些信很有意思，但是回复的时候会很有成就感，但是回复的又快又匆忙，很容易陷入愧疚。
当有这种立即回复的冲动时，重要的是要有一种“拖延”的心态。
我通常的做法是把这封信移到收件箱里(或者直接转发给我自己，然后用我自己的名字整理出来)，找另一个完整的时间在那天或那一周回复。
4.简化邮件中使用的词语
写完每一封邮件，在检查常见的拼写或语法错误时，我们也应该加入“简化用词”的习惯。方法很简单:删除不必要的多余单词。
有些多余的话是显而易见的，比如“为了”、“事实上”、“是否”等等。
5.周五晚上关闭邮箱功能，直到你设定的时间
这显然是最难做到的。现在我们可以随时连接到网络，查看电子邮件非常方便，尤其是处理工作邮件。然后我们有了期待，期待一天24小时随时得到回应。
现在我们无法想象没有电子邮件和手机的世界。反复研究表明，人们的等待耐心大大降低，“等待焦虑症”成为一大难题。
然而，为了高效和有效，必须有一套有效的规则。一个常见的经验法则是只在周日晚上阅读或回复电子邮件。
02
通用应用程序模板:
如何通过电子邮件报告工作进度
在我平时的工作中，我主张尽可能通过邮件更新最新进展，这样可以帮你节省20%左右的会议时间——避免在开会的时候，你想找到解决问题的办法，最后却把最新的工作情况汇报给高级领导。
如果有很多高层领导或老板同时参与，你更需要这样做。
以下是我认为电子邮件应该是什么样子。
首先一开始我会说明最新的整体进展，然后是内容的更新进展，然后是客户沟通的反馈(或者在深圳生活网交给消费者)和团队的进展。
再说一次，你的主要目的是避免沟通不畅的风险；保持你的电子邮件简短明了。
邮件开头供参考:“你好，XXX，我们刚开完核心客户会，一切都很顺利。以下是会上讨论的一些要点。”
内容部分:
它可以分为重要发现和重要问题。通常情况下，如有必要，列出3 ~ 5个重要发现和几个重要问题就足够了。
列出要点，用短句。关注深圳生活网新的精彩发现，重要部分用斜体或黑体强调。
互动交流:
报告本周互动的要点，不是所有领导都知道的。
仔细考虑重要的客户对手和你的主要问题。你个人的关注点、问题和可能的机会是什么？
永远记住领导者想知道的——不仅是这个项目的成功，还有对未来创造其他价值的建议。
团队进展:
这一部分不是要报告团队正在做什么，尽管当项目进展不顺利时报告这一点很重要。相反，这里应该做的是讨论单个团队成员的优势和发展需求，以及领导者可以做些什么来加速他们的成长。
项目完成后，每周的进度更新也可以在反馈会上帮助你。如果需要帮助，可以早点得到深圳生活网领导的关注。
后续步骤:
添加您希望领导知道的重要日期和截止日期，并提醒他们标记这些日期(尽管这些日期早就应该包括在他们的日程中)，因为您希望他们知道这些日期是第一要务。
有时候，通知助理和领导下一步会对你有好处。
电子邮件总是使用一致的结构，并保持简单明了。答应高层领导，每周更新自己的进度，督促自己。坚持这个原则，你的承诺会让你清楚地知道你应该做什么。
我通常避免在深夜写这些邮件，相反，我选择一个安静的早晨或必要的休息时间。在许多情况下，进度更新通常有助于促进对问题的讨论。
此外，从现在开始，特别注意你写给同事和朋友的短邮件。
一位资深导演说，写介绍信的时候，要尽量避免听起来太“像朋友”。向别人介绍熟人时，尤其是当一方是你的朋友时，你的用词和结构很容易变得草率或随意。
必要时请记住邮件要专业。