1、标题：标题格式位置居中，写在正文正上方，字体可以适当调大，标题应当简单醒目；
2、正文：一般采用首行缩进格式，即空两个再开始写，一般正文要写清时间、货物数量、单价、金额等详细情况，以及说明扣款原因等一些注意事项；
3、落款：一般要写上相应的个人的姓名或单位的名称，写上扣款日期。
以上就是扣款说明的写法。
供应商扣款规定
一般供应商扣款的项目包括一下几种情况：
1、产品有品质问题，但可让步接收，不必退货但统一折价进货；
2、产品在运输途中出现损坏、短缺等问题，或是因延期而给进货方造成一定的经济损失；
3、因供应商未按指定时间交货，交期递延而遭客户索赔。
发生争议时的处理：如若供应商和本公司对这种情况认识存在分歧，可以由双方共同寻找第三方独立机构进行认证，由错误的一方承担相关费用。需要注意的是，原则上第三方机构属地应该接近本公司所在地。