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正式沟通网络(Formal Communication Networks)和非正式沟通网络(Informal Communication Networks)相对,同属于沟通网络概念之下,指群体组织里进行正式沟通形成的信息传递渠道。它在组织中最为常见,在信息沟通中发挥主渠道作用。
正式沟通网络,是一种根据人际沟通中信息传递方向而形成的路线形态,在人际沟通过程中建立。所谓人际沟通(interpersonal communication)简称沟通,是社会中人与人之间的联系过程,即人与人之间传递信息、沟通思想和交流情感的过程。人际沟通有不同的分类方式,比如:按照沟通线路分,按照沟通方式分,按照沟通网络分……其中,按照沟通网络可划分为正式沟通网络和非正式沟通网络。
正式沟通网络包括有链式、Y式、轮式、环式、全通道型;其中属于控制型沟通网络的是:链式、轮式、Y式。
轮式沟通
轮式沟通网络(wheel form communicationnetwork)是信息经由中心人物而向四周多线传递的沟通网络。
只有领导人物是各种信息的汇集点与传递点,其他成员之间没有相互交流关系,信息沟通准确度高,解决问题速度快,主管人员控制力强,其他成员满意度低。适用于需要严密控制,同时又要争取时间和提高效率的枪式沟通网地情形。
优点是:传递信息的速度最快,解决简单问题的时效最高。解决问题的精确度高,对领导人物的预测能力要求很高。处于中心地位的领导人是信息沟通的核心,其满足程度较高。一切信息都得经过这个核心进行传递,所以可以接收所有的信息,有利于了解、掌握、汇总全面情况,并迅速把自己的意见反馈出去。在众多沟通形态中,轮式沟通网络最快,因为它为信息较快的传播创造了一个有利且迅速的环境。著名职业经理人余世维说他的办公室的门几乎都是不关的,这样的布置实际上显示了老板对员工更开放的态度 。
缺点是:沟通渠道少,除处于核心地位的领导了解全面情况,其他成员之间互不通气,平行沟通不足,不利于提高士气。组织成员心理压力大,成员平均满足程度低,影响组织的工作效率,将这种沟通网络引入组织机构中,容易滋长专制型的交流网络。
链式沟通网络
链式沟通网络(chain form communication network)信息依单线、顺序传递的沟通网络,信息容易失真。适用于严格按直线职权关系和指挥链系统而在各级主管间依层度逐次进行的信息传递。
优点:组织结构简练,关系职务明确。
缺点:传递信息的速度最慢,且信息经过层层筛选,容易出现失真的现象,使上级不能直接了解下级的真实情况,下级不能了解上级的真实意图。各个信息传递者接受的信息差异很大,平均满意程度有很大的差距。处于最低层次的沟通者只能作上行沟通,或接收失真度较大的信息,造成心理压力大,最容易产生不满足感。每个成员的沟通面狭窄,彼此沟通的内容分散,不易形成群体共同意见,最低层次的沟通者与最高层次的沟通者难以通气,不利于培养群体凝聚力。
圈型环式)沟通网络
环式沟通网络(ring form communicationnetwork)组织所有成员不分彼此地依次联络和传递信息的沟通网络。
优点是:小组成员地位平等,每个人都有相通的沟通对象和沟通网络。组织内民主气氛较浓,团体的成员具有一定的满意度,横向沟通一般使团体士气高昂。
例如企业组建的临时组织,其成员在沟通中没有等级差别,享有同等地位。所以该网络的优点是成员充分参与,机会均等,心情舒畅,能够调动积极性;
缺点是:组织的集中化程度和领导人的预测程度较低,沟通速度较慢,精确性不够高,信息易于分散,往往难以形成中心。
全通道型沟通网络
全通道式沟通网络(all-round channelcommunication network)全方位开放式的沟通网络系统。所有成员之间都能进行相互的不受限制的信息沟通与联系。在这种沟通网络中,集中化程度低,成员地位差异小,士气高,成员可以直接、自由而充分地发表意见,有利于集思广益,提高沟通准确性,缺点是容易导致工作效率低。
优点是:该网络是高度分散的,组织内的每一个成员都能同其他任何人进行直接交流,没有限制。所有成员是平等的,人们能够自由地发表意见,提出解决问题的方案。各个沟通者之间全面开放,彼此十分了解,组织成员的平均满足程度很高,各个成员之间满足程度的差距很小。组织内士气高昂,合作气氛浓厚,个体有主动性,可充分发挥组织成员的创新精神。比环式沟通的沟通渠道开阔,弥补了环式沟通难于迅速集中各方面信息的缺陷。
缺点是:沟通渠道太多,易于造成混乱。对较大的组织不适用,在一个较大的企业组织中,各成员不能都有彼此面对面的接触机会。沟通路线的数目会限制信息的接收和传出的能力。信息传递费时,影响工作效率。
Y式沟通网络
优点是:集中化程度高,较有组织性,信息传递和解决问题的速度较快,组织控制比较严格。(中心位置是中心信息传达者,外界的信息必须经他才能到达其他成员那里,高层沟通者的信息也需经他才能传递给下面成员,因而这一特殊位置的人在某一组织中可能具有秘书身份。)
缺点是:组织成员之间缺少直接的横向沟通,不能越级沟通,除节点外,全体成员的满意程度比较低,组织气氛大都不和谐。
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